MICROFILME: SOLUÇÃO OU PARTE DO PROBLEMA?

MICROFILME: SOLUÇÃO OU PARTE DO PROBLEMA?

16 de maio de 2004 Artigos 0

Introdução

Vivemos em um mundo onde há excesso de produção de documentos. No Brasil, a expansão governamental em seus diversos setores e a multiplicidade crescente de suas atividades aumentam a quantidade de papéis produzidos, e não há quem não concorde que é preciso reduzir e racionalizar tão caudalosa produção documental. A questão é justamente como e quando reduzir e racionalizar.

Em nossas atividades e contatos junto a órgãos públicos, temos notado certa “ansiedade” para adotar processos de microfilmagem nos arquivos. Há inclusive uma clara tendência a receber com simpatia sugestões nesse sentido, acolhendo com reservas as propostas de estruturar os sistemas de comunicações administrativas e dar tratamento arquivístico à documentação produzida.

O microfilme, e esse é o argumento mais atraente para o administrador, permite o melhor aproveitamento do espaço, reduzindo as áreas de arquivamento de maneira muito significativa. Um mesmo lote de informações, que registrado em papel ocupa muitos metros de estante, pode ser acomodado em alguns centímetros de filme.

Por outro lado, os documentos microfilmados podem ser duplicados. Isso permite a criação de “arquivos de segurança”, de modo que o desastre num depósito não implica a perda da informação, ao passo que um incêndio num armazém de papéis torna impossível sua recuperação.
Portanto, os dois principais argumentos a favor da microfilmagem seriam: economia de espaço e recursos, e segurança na guarda das informações.
Além disso, são freqüentemente lembradas, também, a agilização das consultas e a durabilidade do microfilme (perto de 150 anos). 

Evidentemente, o microfilme, como tratamento tecnológico da informação, traz para os arquivos certas vantagens, que devem ser de fato consideradas.  Contudo, temos discordado da forma pela qual essa tecnologia tem sido absorvida. Microfilmar não significa resolver os problemas básicos dos arquivos, e sua adoção precipitada pode inclusive ampliá-los.

O tratamento da documentação a ser microfilmada 
A prática da microfilmagem de documentos não elimina o tratamento prévio da documentação, em termos de arranjo do acervo e da composição e ordenação de suas séries: ao contrário, torna esse trabalho ainda mais necessário. Microfilmar acervos arquivísticos sem essa preparação, na desordem em que freqüentemente se apresentam, em vez de agilizar a recuperação das informações pode até mesmo dificultar o processo.

“A análise e a preparação dos documentos objeto de microfilmagem, numa entidade ou organização, representam as tarefas mais importantes do complexo de tarefas que envolve todo o sistema de microfilmagem” (Siqueira,1982)

“Basicamente não existe diferença entre micropelículas e outros documentos arquivísticos; todos devem igualmente ser classificados, ordenados e catalogados” (Rodrigues, 1969, p.150)

Há que ficar muito claro que a microfilmagem não elimina o prévio tratamento técnico da documentação. A introdução dessa tecnologia nos atuais depósitos de documentos só pode ser feita numa etapa de trabalho posterior às fases iniciais de preparação. Ademais, “o sólido conhecimento das técnicas de organização de arquivos e de processamento da informação é indispensável para o profissional da microfilmagem” (Thut,1976, p.9).

Não basta portanto, adquirir equipamento e programas, nem basta aprender a operar as máquinas; é preciso que a preparação da documentação e o acompanhamento do processo contem com a orientação e a participação ativas do arquivista do orgão detentor da documentação. Contudo, sabemos que as  Secretarias e Departamentos de Administração estaduais nem sempre dispõem desses profissionais em seus quadros. Nessas circunstâncias, torna-se  muito difícil para essas instituições até mesmo avaliarem de maneira adequada e eficiente as propostas que recebem para a aquisição de equipamentos e programas de microfilmagem. 

Economia de recursos e segurança

Quanto à economia de recursos decorrente da expressiva redução das áreas de armazenamento, deve-se considerar que a microfilmagem é, ela própria, um processo caro. A guarda dos microfilmes, por sua vez, exigirá condições especiais e exame constante, o que implica investimentos de recursos a curto e longo prazos.

Ainda quanto a aspectos relativos à segurança e durabilidade, é preciso lembrar que o microfilme exige, para a sua sobrevivência, condições ambientais especiais. Sem elas desaparece o fator durabilidade e, conseqüentemente, a vantagem da segurança. O papel, embora possa ter vida prolongada se controladas a temperatura e a umidade relativa do ar, é capaz de resistir a variações ambientais insuportáveis para os microfilmes. Hoje, no Arquivo Histórico da Prefeitura de São Paulo, para tomar um exemplo próximo, ainda é possível consultar papéis com mais de 400 anos – o documento mais antigo data de 1555. A história desse acervo inclui “peregrinações e estadias” prolongadas em sótãos e porões de prédios que já não existem, sob as mais adversas condições ambientais. No entanto, os papéis, embora com as marcas dessas experiências, ainda estão disponíveis à consulta. Nenhum filme hoje conhecido sobreviveria todo este tempo sob iguais condições.

Em alguns órgãos estaduais onde existe documentação microfilmada, observa-se que os filmes não estão depositados em ambientes climatizados e portanto, terão sua vida útil reduzida.
 Além do mobiliário adequado, as películas de microfilme à base de acetato de celulose exigem  ambiente climatizado, onde a temperatura seja mantida entre 18,3ºC e 21,1ºC (16ºC, segundo Michel Duchein) e umidade relativa entre 40% e 50%. O excesso de umidade provocará a proliferação de manchas na película; sua redução a menos de 40% a fará quebradiça(Albaja, 1981,p.128)
Substituição dos originais

O terceiro fator a considerar é que o microfilme não atingiu ainda estágio que substitua efetivamente os originais. Em alguns casos, como o dos processos gerados pelo poder judiciário, há mesmo a proibição legal do descarte dos originais, ainda que tenham sido microfilmados. Nessas situações, até mesmo a vantagem essencial do microfilme, que é a economia de espaço, torna-se irrelevante em vista da necessidade de serem mantidas as áreas de armazenamento dos papéis. 

O microfilme elimina muitos elementos essenciais a uma perícia, como bem coloca o Prof. Francisco Iglésias: “De fato, o microfilme é apenas a cópia fotográfica de uma folha. Se houver rasura ou mesmo adulteração nem sempre a cópia registra. Depois, o original p[emite o exame do papel e da tinta, capazes de esclarecer sua autenticidade. Claro, tal não se dá no microfilme”. 

No mesmo artigo, o historiador lembra o aspecto do valor histórico dos documentos: “Em 1968 um decreto  reconheceu o valor legal do microfilme. Passou-se então a destruir papéis, após sua cópia. Isto se generalizou, principalmente nas grandes empresas de serviços, como a Petrobrás, sem falar em ministérios bem mais complexos, ou mesmo em iniciativas privadas, como bancos e indústrias. Impõe-se estudo mais acurado: destruir fontes sem mais pode significar danos futuros, questões de impossível esclarecimento, perda da memória, desamparo do historiador”(Iglésias, 1983,p.3).

O universo a ser microfilmado
Não tendo havido, durante largo espaço de tempo, preocupação sistemática com a racionalização da produção de documentos, a microfilmagem de acervos inteiros significa a aplicação de recursos vultosos na preservação e duplicação de papéis com pequeno conteúdo informativo.
Não se pode jamais iniciar a microfilmagem sem antes realizar uma criteriosa avaliação e seleção documental. Comparando o acervo arquivístico com uma pirâmide teríamos:

     => microfilmagem e guarda dos originais
     => microfilmagem e eliminação dos originais
     => eliminação pela avaliação e seleção de do-
        cumentos sem necessidade de microfilmar
Na base, uma massa de documentos de conteúdo irrelevantes, tanto  para a administração quanto para a pesquisa. Essa documentação pode ser descartada, bastando o registro sumário do fato, após o exame por pessoas capazes de avaliar seu possível interesse para a pesquisa. (plano 1)

No meio, os documentos já avaliados e tratados tecnicamente, que podem ser microfilmados para a preservação de informações eventualmente utilizáveis, mas cujos originais podem ser descartados. (plano 2) 

No topo, uma parcela de documentos comparativamente muito menor do que a produção enquadrada nas faixas anteriores, contendo informações originais e relevantes para a administração e a pesquisa, cujos originais devem ser preservados e cuja microfilmagem pode ser importante no sentido de ampliar a segurança e a agilização das consultas. (plano 3) 

É evidente, pois, que a classificação dos documentos em cada categoria é uma etapa posterior a seu tratamento técnico e avaliação. Nos fundos de arquivo, isto é, nos acervos arquivísticos em fase de arquivamento permanente e que não sofram acréscimo constante, a microfilmagem, com a preservação dos originais, pode servir grandemente aos pesquisadores que obtendo cópias dos documentos, se libertam dos horários  das repartições e da proximidade das fontes para obter e analisar as informações em seus próprios locais de estudo e trabalho.

Acreditamos que a tecnologia do microfilme virá a ser absorvida pela Administração Pública, assim como outras inovações que a possam tornar mais ágil e eficiente. Contudo, a adoção da microfilmagem significará um investimento cujos resultados merecem ser bem avaliados; além disso, sua adoção precipitada pode serem risco para a integridade do patrimônio documental, muitas vezes ignorado. 
É nesse sentido que se torna fundamental empreender uma pesquisa, no âmbito da Administração Pública, que permita conhecer a realidade da aplicação da tecnologia de microfilmagem, analisar seus resultados práticos e saber a ordem de grandeza do equipamento empregado e seu grau de efetiva utilização. Uma pesquisa dessa natureza poderia orientar as decisões futuras que envolvessem questões relativas  à microfilmagem. 

* Texto publicado nos Cadernos da Fundap Ano4 Nº8 pag.56 a 59 

 

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